El arte de simplificar tus procesos, reducir tus costos y mejorar tu productividad. Transformación Lean, ¿es el momento?

Parte 2.

Las escusas y argumentos para no realizar el cambio son casi siempre las mismas:

1. Ya hemos intentado cambios alguna vez y no ha funcionado. Hace años probamos con consultores carísimos que no nos aportaron muy poco.

2. Tenemos demasiados proyectos, demasiado trabajo y estamos saturados.

3. No se si estamos preparados para un cambio cultural como este.

Si tus argumentos son algunos de los que he mencionado anteriormente, no tires la toalla, todo se consigue con ilusión, pasión, constancia y dedicación.

Si te ha tocado vivir la primera opción, desde luego es la más desmotivadora para volver a intentarlo de nuevo, pero en esta vida tenemos que encontrarnos de todo y dentro de ello con personas y gente no profesional, ¿quién de nosotros en cualquier ámbito de la vida no se ha topado con comerciales que venden hielo en el polo norte y luego, bien el producto o el servicio nada tienen que ver con lo prometido?,no por ello debemos dejar de intentarlo de nuevo ya que  también hay muchas grandes empresas que respaldan a sus comerciales, a sus profesionales con el producto y servicio que ofrecen. 

La vida es para vivirla y no arrepentirse de aquellas decisiones que no salieron como esperábamos, sino aprender de ellas para intentarlo de nuevo con más fuerza y con las precauciones necesarias que nos lleven a conseguir los resultados deseados y exitosos.

En mi caso, soy una apasionada de los viajes, pero de los viajes, no de las vacaciones, lo cual significa a veces vivir situaciones no deseadas o esperadas, dar con personas que al final te engañan, pero si eso forma parte de la cultura del país y del viaje, ¿Qué le vamos a hacer?, y no por ello dejo de viajar, de interactuar con las personas y de divertirme en esos países que lógicamente no son fáciles por ser totalmente diferentes a los nuestros.

Se que no es exactamente lo mismo, pero en todas las partes del mundo también hay profesionales, gente honrada y sana que al final te ayudan a mejorar y a conseguir aquello que tu buscas y esperas de ese viaje. Como comenté en el spot anterior se trata de aprender.

Respecto a la escusa Número 2, últimamente es la más habitual. La complejidad de las agendas y todos los estímulos nuevos (redes sociales) han secuestrado y distraído nuestra atención y nuestra vida y en muchas ocasiones postergamos actividades o situaciones que debemos atender y ejecutar en el momento, sustituyéndolas por otras más irrelevantes o que nos gusta más realizar (estar pendiente constantemente del móvil, wasap, grupos, navegar por internet, visitas personales a las redes sociales). Y no hace falta ser el mejor magnate del mundo, para comprobar esto en nuestras propias carnes.

En otras ocasiones, es la personalidad de la persona que trata de vender una imagen de éxito que no corresponde con la eficacia, ni con la felicidad. Parece que hoy en día debemos estar muy ocupados para sentirnos importantes o para que otros piensen que trabajamos mucho. Y eso es una trampa porque nos embarca en tener una vida compleja. Este tipo de persona no puede estar parado, y busca la intensidad en actividades, porque adora hacer un sinfín de cosas necesitando una máxima actividad para sentirse vivo. Este es el comportamiento más habitual que reconocen encargados, responsables, directivos y/o jefes cuando en los talleres les preguntamos sobre su principal dificultades para implantar la mejora siendo la intensidad que lleva a la saturación una de las respuestas para justificar la falta o inexistencia de actuaciones de mejora y por tanto de tapar problemas.

Pretender dar esta imagen nos impide simplificar los procesos y por tanto nuestra vida. Nos impide pararnos a pensar y cambiar esta situación antes de que sea demasiado tarde. Si te encuentras en esta situación es una ALARMA-ALERTA– UN AVISO de que debes cambiar.

Cuando una persona corre y corre, está huyendo de los problemas. La búsqueda de la intensidad, el ir corriendo continuamente, te obliga a recorrer el mundo con los ojos cerrados por no disponer de tiempo para pararte a ver (a tener los ojos abiertos), a observar, para detectar problemas evidentes que podemos eliminar inmediatamente de forma muy sencilla, utilizando simplemente el sentido común. Y esta intensidad si se vuelve constante, a la larga, nos llevará al caos, a la falta de control y a unas improductividades exponenciales o a un deterioro de situaciones que cuando nos demos cuenta puede que nos cueste mucho tiempo reconducirlas.

Si no nos damos cuenta que la saturación es sinónimo de ineficacia e ineficiencias y por consiguiente de que tenemos un problema, no estamos listos para cambios tan drásticos como la implantación de una metodología Lean ya que uno de los principios fundamentales es la simplificación de los procesos, por ello las empresas que han implantado este tipo de metodologías son más agiles y no están saturadas pues están preparadas para actuar antes de estar saturadas.

Si queremos ser más eficientes y productivos tendremos que simplificar nuestros procesos, y nuestra agenda, para disponer de más tiempo para LO IMPORTANTE y para nosotros mismos.

Veamos algunas ideas para ello:

• Identificar las dificultades. No podremos simplificar nuestra agenda si previamente no reconocemos cuáles son nuestras barreras, si seguimos necesitando dar una imagen de persona híper ocupada o si la intensidad nos seduce, es difícil desprendernos de la complejidad. Por ello, si eres de las personas que tienes una agenda al límite y no te permite disfrutas de cada momento, párate a pensar y pregúntate: ¿de qué estoy huyendo? Por lo que he observado muchas veces, la respuesta a esa pregunta es por miedos, inseguridades, por falta de capacidad en tu puesto de trabajo, falta de liderazgo, de don de personas, de formar equipo y dirigirlo, o por no saber decir que No.

“La vida es aquello que te va sucediendo mientras te empeñas en hacer otros planes”.

John Lennon.

· Centrarnos en lo más importantes, en la esencia de las cosas. La simplicidad pasa por aceptar desprenderse de lo superfluo a todos los niveles. Todos diariamente perdemos el tiempo con actividades que nos gustan más o que resultan irrelevantes como son el whatsapp, grupos de whatsapp personales que cada día son más numerosos y que solo el sonido de entrada nos pone nerviosos a cada momento, ó navegando por Internet , o incluso excusando explicaciones de por qué hemos hecho algo, en lugar de finalizar nuestras tareas necesarias-importantes pendientes del día.

Simplicidad es sinónimo de decir NO, de saber filtrar lo importante y desechar todo aquello que no nos aporta nada y nos hace perder energías. Es imposible mantener una vida sencilla si arrastramos miles de compromisos.

• Olvidarse de la perfección. A veces nos llenamos de detalles para alcanzar la perfección y en esa búsqueda damos la espalda a lo sencillo, a lo que el otro puede comprender y a lo eficaz. No hace falta un sinfín de datos para demostrar que sabemos mucho, como ocurre en muchas organizaciones que se llenan de páginas y páginas de justificaciones para decir algo que se podría resumir en una sola página, frase o palabra. De hecho, la inteligencia más elevada se demuestra en la capacidad de hacer sencillo lo complejo para que pueda ser comprendido por todos.

• Crear colchones de tiempo en nuestra agenda. Si seguimos estrujando el tiempo como si se tratara de un limón para llegar a mil y un sitios, nos iremos olvidando de nosotros mismos. En nuestro día a día, debemos encontrar los colchones de tiempo para los pequeños momentos que van a surgirnos y que vamos a necesitar.

Respecto a la Tercera causa. No sé si estamos preparados para un cambio cultural como este.

Por supuesto, si te sientes identificado hasta ahora, y reconoces que no inviertes en mejorar mejoras, porque nunca dispones de tiempo, porque la saturación ha pasado de ser puntual a algo habitual de todos los días, no haciéndote sentir importante sino improductivo, entonces ¡Si, estás preparado para un cambio cultural como este!.

A la hora de fijarte metas sólo hazte esta pregunta: ¿Estoy dispuesto a convertirme en la persona que es necesario convertirse para llegar donde quiero llegar?.

Las intenciones, las ideas son importantes, pero las intenciones-las ideas sin acciones no cambian nada.

Argumentos y excusas para justificar el temor al cambio, la evolución o la transformación siempre existen, pero si la transformación la definimos bien desde el inicio, con dedicación, y entendiendo este cambio o mejora como parte de la cultura con la que debemos trabajar a diario y con una dirección implicada en el proyecto, veremos en un brevísimo periodo de tiempo los grandes beneficios que podemos alcanzar en todos los aspectos, procesos, técnicas, herramientas, personas, cultura…. y por supuesto el retorno de los resultados.

En esta vida, tanto la profesional como la personal, debemos entender los problemas como retos, como oportunidades y no como lastres para nuestra organización. A pesar de que requieren un grandísimo esfuerzo y dedicación al final siempre se recompensan con el resultado obtenido.

Las oportunidades están por todas partes, pero debemos tener nuestros sentidos predispuestos a ellas, siempre alerta.

Y es aquí donde a veces fallamos y no nos damos cuenta de todas las oportunidades que nos rodean.

Una transformación Lean es como ese viaje especial de nuestra vida que nunca conseguimos encontrar el momento perfecto por miles de causas, dinero, tiempo, miedos…….Y que si no lo hacemos, algún día será demasiado tarde. Sin embargo si lo planificamos y  nos ponemos en acción cuando lo hacemos nos sentimos felices y con ganas de repetir.

¿El momento perfecto? Hoy!! Ahora!! Disfrutemos de la maravillosa experiencia de hacer que las cosas pasen.

Si te ha gustado te animo a leer la tercera parte de esta cadena de artículos “En tu empresa ocurre lo que tú permites que ocurra con el ejemplo que TÚ MISMO das”, que publicaremos próximamente.

Cambio Lean de mejora organizativa. ¿Es el momento?

Parte 1.

Cualquier cambio genera incertidumbre, ¿cómo lo haremos?,¿conseguiremos los resultados deseados y esperados?, ¿en que tiempo?, por eso, cuando me encuentro con un empresario que está en la duda sobre si es buen momento para iniciar un proyecto de mejora organizativa, siempre le respondo con la misma pregunta: ¿Por qué no debería ser el momento?.

Por supuesto que Siempre y repito Siempre es un buen momento para implantar metodologías que nos permitan ser mejores que ayer.

Pero CUIDADO!!!!!, metodologías-sistemas que te permitan simplificar tus procesos y con ello mejorar tu productividad, tus plazos de entrega, tu control y seguimiento, reducir los costos y vivir más tranquilo, ya que es importante y necesario disponer de más tiempo para ti, para pensar, para escuchar, apoyar y animar a tu equipo y para atender a tus clientes como se merecen, porque si no lo haces así, tu rentabilidad decrecerá exponencialmente, tu crecimiento será limitado, y aún peor, tu vida y la gestión en tu empresa se convertirán en un infierno, en una gestión llena de acciones y actividades enfocadas exclusivamente a resolver problemas, a apagar y extinguir fuegos continuos, en lugar de dedicar tiempo y energías a investigar las causas por las cuales se provocan esos fuegos evitando que se inicien.

Sin embargo, al no ser que seas de esos empresarios excelentes, con cultura de mejora continua en la empresa, el mejor momento para alcanzar los mejores resultados, es aquel en el cual la empresa está realmente NECESITADA, y cuando digo necesitada lo digo en letras mayúsculas bien porque ya no tienes casi beneficios, bien porque te quita el sueño crecer o porque se detecta que el crecimiento es proporcional al decrecimiento en beneficios.

Además, como puede apreciarse, la situación, el entorno cambia, y esto hace que nuestro conocimiento previo pueda verse afectado, por la «ley del retorno a cero», “comenzar de nuevo”. Es decir, todo aquello que sabíamos ha cambiado, o bien, es radicalmente diferente a cómo lo hacíamos, por lo que debemos encontrarnos con humildad para reconocer que ha llegado el momento de cambiar pensamientos, paradigmas y culturas muy arraigadas a lo largo de toda nuestra vida profesional, para salir de esta encrucijada con éxito. Es decir, ha llegado el momento de cuestionarnos lo que hemos realizado durante toda una vida, porque evolucionan los pensamientos, evolucionan los sistemas, las costumbres, la cultura y lo que antes servía ahora ya no sirve, o no es lo suficientemente bueno como lo era anteriormente. Para ello, es importante disponer de sistemas, metodologías y herramientas que por medio de unas grandes dosis de liderazgo nos permitan implantarlas, llevarlas a la práctica y que nos conduzcan al buen puerto de un cambio cultural, adaptado a las circunstancias actuales.

“Porque lo he hecho así todo la vida” YA NO ES VALIDO.

Ah!!!!, y también necesitas fuerzas e ilusión suficientes de cambiar no solo tus pensamientos sino a todo tu equipo.

Una de las posibilidades (a día de hoy, la más exitosa) es la utilización de los principios lean, que nos permitirán combatir el problema mediante el robusto binomio idea-acción, trabajado de manera constante, sin descanso.

Y podríamos resumirlo en un ciclo formado por las siguientes etapas:

• Necesitamos de Visión, que consiste en conocer, establecer cuál es nuestra situación actual y saber cuál debe ser nuestro destino futuro. Si no sabemos a dónde vamos, difícilmente conseguiremos llegar, difícilmente conseguiremos  triunfar.
• Necesitaremos de Humildad y Comprensión. Saber parar a tiempo, para mirar y escuchar al entorno, con el propósito de replantear todo aquello que haga falta, por muy arraigado que pueda estar en la organización, y comprender el porqué debemos hacerlo.
• Simplicidad y dejar reuniones en despachos que no conducen a nada. Superar el caos que se haya podido generar en la empresa u organización, por situaciones vividas, centrándonos en trabajar allí donde ocurren las cosas, en el proceso o departamento correspondiente. Toda la verdad emana de ese lugar.
• Agilidad y Acción. Ser muy ágiles en nuestra toma de decisiones y en la implementación de las mismas, para no perder el ritmo de la competitividad en nuestro mercado.

Si somos capaces de asumir quiénes somos y en dónde estamos, tendremos mucho camino recorrido para superar cualquier problemática que se nos haya planteado, en este difícil y a la vez apasionante tiempo que nos ha tocado vivir. A partir de ahí, sólo nos cabe mejorar de manera continua y progresiva. Sin parar, porque siempre podemos ser mejores.

¿Que puedo decir para animarte y convencerte?, que es más fácil de lo que parece, que la recompensa merece la pena y os animo a que aprendáis de todas las personas y circunstancias que se cruzan en vuestro camino, ya que las positivas nos ayudan a crecer, y las negativas a como no hacer.

Si te ha parecido interesante te animo a que interactuéis con opiniones, dudas,  y si crees que es tu momento, te animo a que leas el siguiente spot, que publicaremos muy rápido.

El arte de simplificar tus procesos, reducir tus costos y mejorar tu productividad. ¡Cambio Lean. AHORA Sí, es el momento!