Prepárate para un futuro incierto. Indicadores vitales. Tus mejores alarmas de seguridad. Parte 2.

Bien venidos a un nuevo relato donde hoy os voy a proponer  indicadores, tanto de gestión como de desempeño, que en estos momentos consideramos vitales, como herramientas que os ayuden a vigilar y monitorizar la evolución y los efectos que la crisis pueda ocasionar en tus procesos y en la economía de tu empresa pudiendo ejercer como alarmas y avisos de detección precoz ante cualquier contingencia económica. 

Crisis es sinónimo de cambio, es una ruptura de la normalidad y en la actividad empresarial se habla de crisis cuando se modifican, en términos negativos, las magnitudes que definen la actividad económica, por ello hoy más que nunca es necesario medir y controlar.

Como consecuencia del COV19, las ventas se han parado o están descendiendo resultando agobiante llevar un control estricto de costos, sobre todo en las pequeñas compañías que tienen muchos gastos sin control, y que por lo general no cuentan con espaldas económicas para poder resistir una bajada en su economía.

Antes de hacer la propuesta y Retomando la idea de que es importante que TU te formules las preguntas más adecuadas para que así llegues a respuestas más útiles  comentado en el articulo Prepárate para un futuro incierto. La importancia de medir, controlar y actuar. Parte 1, la 1ª pregunta en este artículo es la siguiente:

¿Cual seria para cada una de vuestras organizaciones la mejor estrategia para sobrevivir a una crisis como esta?. 

Dicen que ha caído un meteorito y si cae un meteorito dicen que hay dos especies que tienen más posibilidades de vivir frente a las otras. Una son los reptiles con un perfil conservador, los cuales ante una catástrofe lo que hacen es ralentizar su metabolismo hasta un 70%, intentan gestionar la crisis reduciendo su gasto energético e intentando dar tiempo a que pase ese escenario hasta que sean capaces de encontrar una nueva fuente de alimento.

Hay otras especies, los roedores que son más innovadores y lo que hacen es tan pronto puedan buscar nuevas fuentes de ingresos para ingerir calorías que necesitan dentro de su cuerpo. El problema es que cuando cae un meteorito, ni todos los reptiles se salvan, ni todos los roedores se salvan, siempre se extinguen una parte de roedores y siempre se extinguen una parte de reptiles. 

Ahora Repito la pregunta ¿Cual seria para cada una de vuestras organizaciones la mejor estrategia para sobrevivir a una crisis como esta?.

Dependiendo de los recursos podemos ser muy  innovadores o tenemos que ser más conservadores. Lo que tenemos que aprender es que tenemos que ser capaces de financiar el fracaso de la innovación y de la inversión. Esto lo que significa es que si yo meto una gran parte de mis recursos en una innovación hay que pensar que sucede si eso no sale bien. Porque si sale bien todos estaremos contentos, pero el problema es que si quiero ser muy innovador con pocos recursos las posibilidades que tengo de quedarme fuera del mercado por ser excesivamente optimista puede ser muy grandes.

Previo a las recomendaciones de indicadores vitales, vamos a recordar conceptos claves que necesitamos poner de nuevo en marcha

  1. Calcular, Conocer y Controlar el punto de equilibrio  en tiempo real, tiene que ser el termómetro que nos indique lo saludable que está nuestra empresa, siendo uno de los objetivos principales y vitales.

¿Qué es el punto de equilibrio?  Es el nivel de ventas que necesitamos alcanzar para cubrir todos nuestros costos, todos nuestros desembolsos, toda la salida de dinero de las arcas de la empresa, es decir, es el punto real, no el contable, sino el real, donde la empresa ni gana ni pierde. Cuando la empresa incrementa sus ventas por encima del punto de equilibrio sin aumentar sus costos logra ubicarse por encima del punto de equilibrio y obtendrá beneficio positivo.  En cambio, una caída de sus ventas por debajo del punto de equilibrio generará pérdidas.

Si en estos momentos donde las ventas pueden descender, desconocemos nuestro punto de equilibrio, no sabremos si estamos cubriendo costes o no. Necesitamos conocerlo y controlarlo mínimo mensualmente, para en caso de no alcanzarlo porque las ventas se vean muy mermadas comenzar a pensar en estrategias.

¿Qué puedo hacer?, ¿que estrategias puedo seguir en caso de no llegar al punto de equilibrio?

Pues solo hay dos:

  1. Aumentamos los ingresos, ventas
  2. y/o reducir los costos ajustándolos a las ventas para así alcanzar ese nuevo punto de equilibrio, necesario para no quebrar si fuese sostenible en el tiempo.

 Llegados a este punto con lo que hemos comentado ahora os lanzo otra pregunta:

¿Qué indicadores son vitales para conseguir una visión más global de la organización y sobrevivir? ¿Sabes cuanto te cuesta tu empresa en € cada mes, vendas o no vendas?. ¿Y si vendes?

Propuesta de indicadores de Supervivencia imprescindibles.

La tesorería, el Cash de una empresa es el elemento fundamental para su viabilidad a corto y medio  plazo. El motivo que hace que una empresa caiga no es la cuenta de resultados, sino la falta de tesorería. Lo escuchamos mucho en la pasada crisis, en entrevistas a empresas en concurso de acreedores que decían:

El problema no es la rentabilidad, es una necesidad puntual de tesorería”.

Cuando llegas al punto de no poder pagar a tus proveedores, a tus empleados o al Estado, el juego se ha acabado. Incluso puede ocurrir que tengas una empresa rentable, que ingresa dinero, pero por un problema puntual tengas que hacer un gran desembolso. En este momento, si no encuentras a nadie para financiarte, se acabó.

  • Indicadores Financieros hoy más que nunca los indicadores financieros toman relevancia porque se centran generalmente en el corto plazo y siempre contra referencias contables que es lo que peligra en esta época, por lo que como indicadores imprescindibles os proponemos:
    • Facturación diaria, semanal, mensual y acumulada y compararla con objetivo de facturación a alcanzar ese año.
    • Ventas (pedidos aceptados) en € diaria, semanal, mensual y acumulado y compararlo con las ventas que necesitamos para alcanzar el objetivo de facturación.
    • Cobros diarios, semanal, mensual y acumulada
    • Cash Flow. Incluso empresas exitosas pueden morir por falta de tesorería. Por este motivo importa tanto medir el cash flow (o flujo de caja). Se trata de la cantidad total de dinero que entra o sale de tu empresa en un periodo dado. Además de tus resultados económicos, lo que más influye sobre este indicador es la variación de tus existencias, de tus saldos de clientes y de tus saldos con proveedores. En otras palabras: el circulante.
    • Coste real (punto de equilibrio) semanal, mensual y acumulado. Los gastos de estructura, o gastos fijos, los salarios de personal y los costes de materiales son otro elemento que deberías vigilar de cerca. Como puedes imaginar, el objetivo es que el margen comercial sea superior a la suma de estos tres costes, para que la actividad pueda ser rentable. A medida que vaya creciendo tu actividad, vas a procurar que tus gastos de estructura suban proporcionalmente mucho menos que tus ventas y márgenes.
    • Margen – Beneficio. Vender mucho está bien, pero de poco sirve si se hace en detrimento del margen. ¿Y que es eso? Simplemente la diferencia entre las ventas y el coste directo de las mismas.
    • Tu Coste hora Real en este momento. Se trata del coste hora real que te cuesta abrir tu fábrica. Siempre al principio del año haremos un presupuesto que nos ayude a definirle, pero luego hay que saber el costo hora real para poder tomar decisiones en cada momento según su cambio hacia arriba o hacia abajo.

Cada empresa debería tener claras sus ventas, facturación y cobros. La frecuencia de seguimiento diarios, semanales, mensuales, trimestrales o anuales, dependerá un poco del tamaño de la empresa y de la evolución de los indicadores mensuales, pero como mínimo es necesario tener un seguimiento mensual. En época de crisis, la caja diaria es un indicador importantísimo.

Siendo conocedores de la importancia de este control sobre todo en épocas complicadas de crisis que suelen ir acompañadas de bajada de ventas e ingresos y algún que otro impago por lo que se hace aún más importante este control, PERSO a lo largo del confinamiento ha desarrollado una aplicación sencilla de gestión para el cálculo del punto de equilibrio y del coste hora que nos permita el control y seguimiento de los resultados de la empresa   en cada momento,  control de la tesorería – Cash Flow ( esos ingresos y pagos a realizar), y del coste hora real, con una introducción de datos de una forma muy sencilla, y eficaz.

Anticiparnos a saber el desembolso que tenemos que hacer cada mes es algo muy importante ya que en ocasiones hay imprevistos que pueden suponer un agujero, que a veces cuesta tapar. Por eso, una herramienta que nos ayude a hacer previsión de la tesorería en estos momentos es algo vital.

Hoy más que nunca tenemos que prever como se van a comportarse los flujos de caja cada mes. En general es más fácil saber los desembolsos que los ingresos, pero el ejercicio es fundamental para evitar sorpresas desagradables.

  • Indicadores de Productividad-eficiencia, el objetivo es vender más y para ello hay que ser eficiente y competitivo, es decir fabricar con menos recursos y/ o gastos que tu competencia. Este indicador relaciona directamente el resultado obtenido con los recursos invertidos.
    • Nº de recursos, personas que necesitamos para conseguir el objetivo de facturación/producción.
    • € fabricados diarios.
    • € producidos día / persona

Medir la productividad del personal es algo complicado, pero necesario. Al igual que en el departamento comercial, se mide el volumen de ventas que tiene que conseguir un vendedor. En una fábrica pasa lo mismo: tienes que tener claro cuantos Euros puede producir un trabajador. Este indicador te puede venir bien para entender si la productividad de tu empresa es buena o tiene que ser mejorada.

De esta manera el sistema de indicadores contribuye a alinear a toda la organización hacia una misma meta.

Dentro de las áreas de control, se debe de disponer, además de la financiera, de toda la información operativa relevante para el funcionamiento ordinario de la empresa, como:

  • Clientes nuevos,
  • Bajas de clientes,
  • Consumos medios por cliente y periodo,

así como un largo etcétera de todas aquellas informaciones que se consideran relevantes

Indicadores de seguimiento de actuaciones,

Por otro lado,  es Vital, pararse a medir y analizar qué impacto, repercusión y retorno esta teniendo cada una de las acciones que estamos tomando y llevando a cabo. De nada sirve lanzar acciones sin saber si éstas son efectivas o, por el contrario, no han tenido la repercusión que se esperaba de ellas. Esta parte de análisis y control tan fundamental en las empresas, suele ser una de las más olvidadas. Ya sea por tiempo o por presupuesto, lo cierto es que son pocas las organizaciones que optan por llevar un buen control de todas las acciones acontecidas.

Quiero cerrar enfatizando dos de las ideas ya discutidas. La primera es que en este entorno actual tan competitivo es indispensable identificar constantemente oportunidades de mejora en nuestros procesos y actuar para implementar esas mejoras. Y la segunda es que sólo puede mejorarse lo que se puede medir.