Implantando Lean Windows PERSO en Fábricas de Ventanas. La importancia de la implicación del Equipo para la Gestión del Cambio.

Hace algo más de dos años que empezamos nuestra aventura del blog. Nuestro objetivo e  intención desde el principio fue aportar algo de conocimiento a la gestión en empresas dedicadas a la fabricación de ventanas, cajones de persianas, empresas relacionadas con el sector del cerramiento y en concreto a la implantación de Lean Manufacturing, que debido a nuestros 17 años de experiencia y a la adaptación rápida y eficaz de la metodología en las empresas de ventanas hemos bautizado como Lean Windows PERSO (Lean aplicado al mundo de la Ventana) que pudiese ayudar a las empresas a crecer profesionalmente. Nuestro miedo, no ser capaces de mantener un ritmo (takt time) adecuado en la publicación de entradas, y últimamente así ha sido, nuestros proyectos nos han impedido dedicar el tiempo que se precisa para hacer artículos de valor, pero en contra de la publicación de artículos con cierta asiduidad,  nos sentimos orgullosos pues dentro de una época de crisis nuestros clientes están sobreviviendo e incluso creciendo y eso no ha sido fruto de la casualidad o suerte, sino del trabajo duro y constante con mente abierta y capacidad de adaptarse a los cambios que necesita el sector y el mundo.

cambios

¿Como conseguimos que la gente cambie y las acciones implantadas perduren?

Han sido ya varios los artículos en los que hemos tratado de explicar en qué consiste la Metodología Lean Windows y cómo se aplica, pero después de todo este tiempo queremos compartir con vosotros la respuesta a una de las mayores preguntas que nos realizan en los inicios o previo a la implantación de nuestra metodología:

pero… ¿Cómo se consigue que la gente cambie y que las medidas implantadas perduren?

Tras nuestra experiencia basada en más de 400 proyectos Lean implantados en fábricas de Ventanas tanto por España como Centro América, México y Brasil es la siguiente:

1) Con mentalidad REAL de cambio, e implicación y compromiso de la Dirección.

Si, y cuando digo REAL es REAL. En muchas ocasiones, sentimos que la dirección, quiere cambiar, pero de boquilla para afuera, pues en su interior en los inicios hay desconfianza, lógico pues no ven nada (vender mejora es vender humo inicialmente hasta que no se implanta y se ve), por lo que en muchas ocasiones sentimos que no están convencidos del todo, por lo que solo pedimos. “Para mejorar hay que cambiar la forma habitual de hacer las cosas”, si continuamos igual, no cambiaremos nada y continuaremos igual, por lo que necesitamos que nos dejen intentarlo y demostrarlo ( así conseguiremos VER para CREER, mediante resultados). Por lo tanto, es MUY IMPORTANTE que los altos cargos estén convencidos de los beneficios de las mejoras y los cambios a implantar, sabiendo transmitir ese convencimiento, motivando y entusiasmando a los empleados, a su equipo de trabajo, para que los cambios se consoliden.

 

2) Con una excelente comunicación

Sí, esto es necesario, ya que en general a todas las personas nos cuestan mucho los cambios, ya que estos, nos sacan de nuestra zona de confort y por tanto nos hacen sentir inseguros. Por ello, tenemos que comunicar entusiasmo. En esta vida, siempre y repito siempre, tenemos que impulsar la importancia de aprender y experimentar cosas nuevas, sólo así romperemos la rutina que es una de las causas de mayor improductividad e infelicidad en las empresas y en la vida.

Para que el equipo se involucre en la implantación de los cambios necesitamos algo tan simple como conocer qué cambios se van a producir, porqué se van a producir, cómo van a afectar y a beneficiar al equipo, por lo que la Dirección debe realizar una MUY BUENA comunicación del o de los proyectos que se van a realizar creando un plan de comunicación que asegure que se va a informar de los cambios en el momento adecuado, que asegure también que todas las personas afectadas conozcan la información y que permita que los implicados hagan las preguntas pertinentes para aclarar cualquier duda que pueda surgir antes de que cada persona se cree su propias y erradas conclusiones.

3) Haciendo partícipes a las personas. TRABAJANDO EN EQUIPO

Y esta no por ser la última es la menos importantes, sino todo lo contrario. 

En algunas ocasiones, nos podemos encontrar con reticencias por parte de las personas que forman parte de los procesos en los que vamos a trabajar. Se trata de una reacción normal, cualquier cambio puede asustar a priori porqué implica un “ataque” a la zona de confort. Por eso es tan importante que antes de implantar Lean en una organización, la Dirección se implique y comunique claramente en qué va a consistir y cómo va afectar dicha implantación. Otras de sus tareas será seleccionar un equipo de trabajo motivado y entusiasta y con un responsable que sepa liderar el proyecto y que crea en él para garantizar que los cambios implantados arraigan en la organización y se mantienen.

Cualquier implantación fracasará o no se conseguirán los objetivos deseados, si el equipo que debe realizar los cambios no está implicado desde un inicio, si no han sido los propios empleados quienes han visto la necesidad de mejorar y han sido ellos mismos quienes han ideado las mejoras o cambios a implantar. Porqué sólo consiguiendo que las personas consideren el proyecto de implantación como suyo y sean conscientes de los beneficios que les aporta, se consolidarán los cambios y estos permanecerán en el tiempo.

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La omisión de cualquiera de estas tres condiciones hará que no podamos alcanzar los objetivos previstos creando desconfianza de los trabajadores hacia la filosofía Lean o hacia cualquiera de las metodologías o herramientas que se hayan decidido implantar en el corto-medio-largo plazo.

Un ejemplo de la mala gestión del cambio lo podemos ver en el extracto de este video de la serie Anatomía de Grey

https://www.youtube.com/watch?v=0FVB8M_46X8&feature=youtu.be

Aunque se trate de una serie, refleja la falta (o mala) comunicación entre la Dirección y los empleados, la poca implicación de los altos cargos en los proyectos nuevos y la poca implicación de las personas.

Refleja como ascienden una nueva jefa de residentes que no tiene la capacidad de liderazgo para ocupar ese puesto ni goza del respeto de sus compañeros. Pero aun careciendo de esas habilidades, implanta un sistema de gestión visual (un panel) que permite conocer de un simple vistazo la situación en urgencias (cuántos boxs hay libres, qué médicos llevan a los distintos pacientes que ingresan, si el paciente ya ha sido visitado etc) y que finalmente conduce a errores porqué el resto de compañeros no lo actualiza cómo es debido (falta de disciplina, constancia, implicación en las mejoras).

Refleja otra de las realidades de las empresas. Queremos mejorar, pero en ocasiones no somos capaces de permanecer con los cambios en el tiempo debido a nuestra propia falta de constancia o de gran parte del equipo, de disciplina con los cambios, lo que nos lleva a pasarnos la vida cambiando y cambiando porque pensamos que no mejoramos y lo que ocurre es que dejamos de hacer las cosas como indica el método nuevo, volviendo al antiguo, ya que no dedicamos el tiempo necesario y suficiente con el nuevo método para conseguir el cambio total y ver los resultados, volviendo de nuevo a nuestro método inicial previo al cambio, por lo que continuamos casi igual al inicio del cambio.

Implantamos idea que no parecen malas a priori, pero probablemente se deberían comunicar previamente y por alguien perteneciente a la Dirección para garantizar su correcto uso y para transmitir la importancia del mismo.

También deberían participar los responsables en el diseño del panel para que tuvieran claro que beneficios les puede aportar su utilización y para que sintieran el proyecto como propio.

Además la dirección no solo debe comunicar, sino que también debe supervisar sobre todo en los inicios para que los empleados sientan que las actuaciones importan a la empresa, si no se persiguen pueden sentir que no tienen el interés que se precisa.

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Desde nuestra experiencia en Lean Window PERSO, cada cambio que quiera implantarse con éxito, debemos implicar no solo a los encargados y personas directivas sino también a todos los trabajadores.

Próximo Spot: La importancia de la estandarización en la fabricación de Ventanas.

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