El arte de simplificar tus procesos, reducir tus costos y mejorar tu productividad. Transformación Lean, ¿es el momento?

Parte 2.

Las escusas y argumentos para no realizar el cambio son casi siempre las mismas:

  1. Ya hemos intentado cambios alguna vez y no ha funcionado. Hace años probamos con consultores carísimos que no nos aportaron muy poco.
  1. Tenemos demasiados proyectos, demasiado trabajo y estamos saturados.
  1. No se si estamos preparados para un cambio cultural como este.

Si tus argumentos son algunos de los que he mencionado anteriormente, no tires la toalla, todo se consigue con ilusión, pasión, constancia y dedicación.

Presentación1

Si te ha tocado vivir la primera opción, desde luego es la más desmotivadora para volver a intentarlo de nuevo, pero en esta vida tenemos que encontrarnos de todo y dentro de ello con personas y gente no profesional, ¿quién de nosotros en cualquier ámbito de la vida no se ha topado con comerciales que venden hielo en el polo norte y luego, bien el producto o el servicio nada tienen que ver con lo prometido?,no por ello debemos dejar de intentarlo de nuevo ya que  también hay muchas grandes empresas que respaldan a sus comerciales, a sus profesionales con el producto y servicio que ofrecen. 

La vida es para vivirla y no arrepentirse de aquellas decisiones que no salieron como esperábamos, sino aprender de ellas para intentarlo de nuevo con más fuerza y con las precauciones necesarias que nos lleven a conseguir los resultados deseados y exitosos.

En mi caso, soy una apasionada de los viajes, pero de los viajes, no de las vacaciones, lo cual significa a veces vivir situaciones no deseadas o esperadas, dar con personas que al final te engañan, pero si eso forma parte de la cultura del país y del viaje, ¿Qué le vamos a hacer?, y no por ello dejo de viajar, de interactuar con las personas y de divertirme en esos países que lógicamente no son fáciles por ser totalmente diferentes a los nuestros.

Se que no es exactamente lo mismo, pero en todas las partes del mundo también hay profesionales, gente honrada y sana que al final te ayudan a mejorar y a conseguir aquello que tu buscas y esperas de ese viaje. Como comenté en el spot anterior se trata de aprender.

director de orquesta

Respecto a la escusa Número 2, últimamente es la más habitual. La complejidad de las agendas y todos los estímulos nuevos (redes sociales) han secuestrado y distraído nuestra atención y nuestra vida y en muchas ocasiones postergamos actividades o situaciones que debemos atender y ejecutar en el momento, sustituyéndolas por otras más irrelevantes o que nos gusta más realizar (estar pendiente constantemente del móvil, wasap, grupos, navegar por internet, visitas personales a las redes sociales). Y no hace falta ser el mejor magnate del mundo, para comprobar esto en nuestras propias carnes.

En otras ocasiones, es la personalidad de la persona que trata de vender una imagen de éxito que no corresponde con la eficacia, ni con la felicidad. Parece que hoy en día debemos estar muy ocupados para sentirnos importantes o para que otros piensen que trabajamos mucho. Y eso es una trampa porque nos embarca en tener una vida compleja. Este tipo de persona no puede estar parado, y busca la intensidad en actividades, porque adora hacer un sinfín de cosas necesitando una máxima actividad para sentirse vivo. Este es el comportamiento más habitual que reconocen encargados, responsables, directivos y/o jefes cuando en los talleres les preguntamos sobre su principal dificultades para implantar la mejora siendo la intensidad que lleva a la saturación una de las respuestas para justificar la falta o inexistencia de actuaciones de mejora y por tanto de tapar problemas.

persona muy ocupada

Pretender dar esta imagen nos impide simplificar los procesos y por tanto nuestra vida. Nos impide pararnos a pensar y cambiar esta situación antes de que sea demasiado tarde. Si te encuentras en esta situación es una ALARMA-ALERTA– UN AVISO de que debes cambiar.

Cuando una persona corre y corre, está huyendo de los problemas. La búsqueda de la intensidad, el ir corriendo continuamente, te obliga a recorrer el mundo con los ojos cerrados por no disponer de tiempo para pararte a ver (a tener los ojos abiertos), a observar, para detectar problemas evidentes que podemos eliminar inmediatamente de forma muy sencilla, utilizando simplemente el sentido común. Y esta intensidad si se vuelve constante, a la larga, nos llevará al caos, a la falta de control y a unas improductividades exponenciales o a un deterioro de situaciones que cuando nos demos cuenta puede que nos cueste mucho tiempo reconducirlas.

Si no nos damos cuenta que la saturación es sinónimo de ineficacia e ineficiencias y por consiguiente de que tenemos un problema, no estamos listos para cambios tan drásticos como la implantación de una metodología Lean ya que uno de los principios fundamentales es la simplificación de los procesos, por ello las empresas que han implantado este tipo de metodologías son más agiles y no están saturadas pues están preparadas para actuar antes de estar saturadas.

Si queremos ser más eficientes y productivos tendremos que simplificar nuestros procesos, y nuestra agenda, para disponer de más tiempo para LO IMPORTANTE y para nosotros mismos.

Veamos algunas ideas para ello:

  • Identificar las dificultades. No podremos simplificar nuestra agenda si previamente no reconocemos cuáles son nuestras barreras, si seguimos necesitando dar una imagen de persona híper ocupada o si la intensidad nos seduce, es difícil desprendernos de la complejidad. Por ello, si eres de las personas que tienes una agenda al límite y no te permite disfrutas de cada momento, párate a pensar y pregúntate: ¿de qué estoy huyendo? Por lo que he observado muchas veces, la respuesta a esa pregunta es por miedos, inseguridades, por falta de capacidad en tu puesto de trabajo, falta de liderazgo, de don de personas, de formar equipo y dirigirlo, o por no saber decir que No.

“La vida es aquello que te va sucediendo mientras te empeñas en hacer otros planes”.

John Lennon.

· Centrarnos en lo más importantes, en la esencia de las cosas. La simplicidad pasa por aceptar desprenderse de lo superfluo a todos los niveles. Todos diariamente perdemos el tiempo con actividades que nos gustan más o que resultan irrelevantes como son el whatsapp, grupos de whatsapp personales que cada día son más numerosos y que solo el sonido de entrada nos pone nerviosos a cada momento, ó navegando por Internet , o incluso excusando explicaciones de por qué hemos hecho algo, en lugar de finalizar nuestras tareas necesarias-importantes pendientes del día.

Simplicidad es sinónimo de decir NO, de saber filtrar lo importante y desechar todo aquello que no nos aporta nada y nos hace perder energías. Es imposible mantener una vida sencilla si arrastramos miles de compromisos.

  • Olvidarse de la perfección. A veces nos llenamos de detalles para alcanzar la perfección y en esa búsqueda damos la espalda a lo sencillo, a lo que el otro puede comprender y a lo eficaz. No hace falta un sinfín de datos para demostrar que sabemos mucho, como ocurre en muchas organizaciones que se llenan de páginas y páginas de justificaciones para decir algo que se podría resumir en una sola página, frase o palabra. De hecho, la inteligencia más elevada se demuestra en la capacidad de hacer sencillo lo complejo para que pueda ser comprendido por todos.
  • Crear colchones de tiempo en nuestra agenda. Si seguimos estrujando el tiempo como si se tratara de un limón para llegar a mil y un sitios, nos iremos olvidando de nosotros mismos. En nuestro día a día, debemos encontrar los colchones de tiempo para los pequeños momentos que van a surgirnos y que vamos a necesitar.

Respecto a la Tercera causa. No sé si estamos preparados para un cambio cultural como este.

Por supuesto, si te sientes identificado hasta ahora, y reconoces que no inviertes en mejorar mejoras, porque nunca dispones de tiempo, porque la saturación ha pasado de ser puntual a algo habitual de todos los días, no haciéndote sentir importante sino improductivo, entonces ¡Si, estás preparado para un cambio cultural como este!.

A la hora de fijarte metas sólo hazte esta pregunta: ¿Estoy dispuesto a convertirme en la persona que es necesario convertirse para llegar donde quiero llegar?.

Las intenciones, las ideas son importantes, pero las intenciones-las ideas sin acciones no cambian nada.

Argumentos y excusas para justificar el temor al cambio, la evolución o la transformación siempre existen, pero si la transformación la definimos bien desde el inicio, con dedicación, y entendiendo este cambio o mejora como parte de la cultura con la que debemos trabajar a diario y con una dirección implicada en el proyecto, veremos en un brevísimo periodo de tiempo los grandes beneficios que podemos alcanzar en todos los aspectos, procesos, técnicas, herramientas, personas, cultura…. y por supuesto el retorno de los resultados.

En esta vida, tanto la profesional como la personal, debemos entender los problemas como retos, como oportunidades y no como lastres para nuestra organización. A pesar de que requieren un grandísimo esfuerzo y dedicación al final siempre se recompensan con el resultado obtenido.

Las oportunidades están por todas partes, pero debemos tener nuestros sentidos predispuestos a ellas, siempre alerta.

Y es aquí donde a veces fallamos y no nos damos cuenta de todas las oportunidades que nos rodean.

Una transformación Lean es como ese viaje especial de nuestra vida que nunca conseguimos encontrar el momento perfecto por miles de causas, dinero, tiempo, miedos…….Y que si no lo hacemos, algún día será demasiado tarde. Sin embargo si lo planificamos y  nos ponemos en acción cuando lo hacemos nos sentimos felices y con ganas de repetir.

¿El momento perfecto? Hoy!! Ahora!! Disfrutemos de la maravillosa experiencia de hacer que las cosas pasen.

Si te ha gustado te animo a leer la tercera parte de esta cadena de artículos “En tu empresa ocurre lo que tú permites que ocurra con el ejemplo que TÚ MISMO das”, que publicaremos próximamente.

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Cambio Lean de mejora organizativa. ¿Es el momento?

Parte 1.

Cualquier cambio genera incertidumbre, ¿cómo lo haremos?,¿conseguiremos los resultados deseados y esperados?, ¿en que tiempo?, por eso, cuando me encuentro con un empresario que está en la duda sobre si es buen momento para iniciar un proyecto de mejora organizativa, siempre le respondo con la misma pregunta: ¿Por qué no debería ser el momento?.

incertidumbre - duda

Por supuesto que Siempre y repito Siempre es un buen momento para implantar metodologías que nos permitan ser mejores que ayer.

Pero CUIDADO!!!!!, metodologías-sistemas que te permitan simplificar tus procesos y con ello mejorar tu productividad, tus plazos de entrega, tu control y seguimiento, reducir los costos y vivir más tranquilo, ya que es importante y necesario disponer de más tiempo para ti, para pensar, para escuchar, apoyar y animar a tu equipo y para atender a tus clientes como se merecen, porque si no lo haces así, tu rentabilidad decrecerá exponencialmente, tu crecimiento será limitado, y aún peor, tu vida y la gestión en tu empresa se convertirán en un infierno, en una gestión llena de acciones y actividades enfocadas exclusivamente a resolver problemas, a apagar y extinguir fuegos continuos, en lugar de dedicar tiempo y energías a investigar las causas por las cuales se provocan esos fuegos evitando que se inicien.

Sin embargo, al no ser que seas de esos empresarios excelentes, con cultura de mejora continua en la empresa, el mejor momento para alcanzar los mejores resultados, es aquel en el cual la empresa está realmente NECESITADA, y cuando digo necesitada lo digo en letras mayúsculas bien porque ya no tienes casi beneficios, bien porque te quita el sueño crecer o porque se detecta que el crecimiento es proporcional al decrecimiento en beneficios.

Además, como puede apreciarse, la situación, el entorno cambia, y esto hace que nuestro conocimiento previo pueda verse afectado, por la “ley del retorno a cero”, “comenzar de nuevo”. Es decir, todo aquello que sabíamos ha cambiado, o bien, es radicalmente diferente a cómo lo hacíamos, por lo que debemos encontrarnos con humildad para reconocer que ha llegado el momento de cambiar pensamientos, paradigmas y culturas muy arraigadas a lo largo de toda nuestra vida profesional, para salir de esta encrucijada con éxito. Es decir, ha llegado el momento de cuestionarnos lo que hemos realizado durante toda una vida, porque evolucionan los pensamientos, evolucionan los sistemas, las costumbres, la cultura y lo que antes servía ahora ya no sirve, o no es lo suficientemente bueno como lo era anteriormente. Para ello, es importante disponer de sistemas, metodologías y herramientas que por medio de unas grandes dosis de liderazgo nos permitan implantarlas, llevarlas a la práctica y que nos conduzcan al buen puerto de un cambio cultural, adaptado a las circunstancias actuales.

Porque lo he hecho así todo la vida” YA NO ES VALIDO.

Ah!!!!, y también necesitas fuerzas e ilusión suficientes de cambiar no solo tus pensamientos sino a todo tu equipo.

Una de las posibilidades (a día de hoy, la más exitosa) es la utilización de los principios lean, que nos permitirán combatir el problema mediante el robusto binomio idea-acción, trabajado de manera constante, sin descanso.

una idea no cambia nada

Y podríamos resumirlo en un ciclo formado por las siguientes etapas:

  • Necesitamos de Visión, que consiste en conocer, establecer cuál es nuestra situación actual y saber cuál debe ser nuestro destino futuro. Si no sabemos a dónde vamos, difícilmente conseguiremos llegar, difícilmente conseguiremos  triunfar.
  • Necesitaremos de Humildad y Comprensión. Saber parar a tiempo, para mirar y escuchar al entorno, con el propósito de replantear todo aquello que haga falta, por muy arraigado que pueda estar en la organización, y comprender el porqué debemos hacerlo.
  • Simplicidad y dejar reuniones en despachos que no conducen a nada. Superar el caos que se haya podido generar en la empresa u organización, por situaciones vividas, centrándonos en trabajar allí donde ocurren las cosas, en el proceso o departamento correspondiente. Toda la verdad emana de ese lugar.
  • Agilidad y Acción. Ser muy ágiles en nuestra toma de decisiones y en la implementación de las mismas, para no perder el ritmo de la competitividad en nuestro mercado.

Si somos capaces de asumir quiénes somos y en dónde estamos, tendremos mucho camino recorrido para superar cualquier problemática que se nos haya planteado, en este difícil y a la vez apasionante tiempo que nos ha tocado vivir. A partir de ahí, sólo nos cabe mejorar de manera continua y progresiva. Sin parar, porque siempre podemos ser mejores.

¿Que puedo decir para animarte y convencerte?, que es más fácil de lo que parece, que la recompensa merece la pena y os animo a que aprendáis de todas las personas y circunstancias que se cruzan en vuestro camino, ya que las positivas nos ayudan a crecer, y las negativas a como no hacer.

Si te ha parecido interesante te animo a que interactuéis con opiniones, dudas,  y si crees que es tu momento, te animo a que leas el siguiente spot, que publicaremos muy rápido.

El arte de simplificar tus procesos, reducir tus costos y mejorar tu productividad. ¡Cambio Lean. AHORA Sí, es el momento!

BENEFICIOS Y OBJETIVOS DE UNA CORRECTA DISTRIBUCION EN PLANTA

En el artículo anterior, espero que consiguiese convenceros de la importancia de una correcta distribución en planta. ¿Pero que significa correcta distribución en planta?. ¿Significa que sea bonita?, ¿Que haya mucho espacio libre, para que trabajemos cómodamente?. ¿Como puedo saber si mi distribución en eficaz? .

Estamos en un mundo cambiante, nuestra empresa ganar-dinero-en-internet-sin-invertircambia de lugar, cambiamos de productos, de recursos, tanto tecnológicos, como personales, cambiamos procesos buscando la mejora y eficiencia de los mismos, y por ello, en muchas ocasiones, necesitamos  estudiar, analizar y redefinir de nuevo nuestra distribución en planta “Lay Out del proceso”.  Una manera de saber si esa nueva distribución es mejor que la que teníamos anteriormente, será comprobando, que nuestra producción aumenta “fabricamos más ventanas”  por consiguiente, reducimos costos, mejoramos nuestro margen y ganamos más dinero o competimos mejor.

Por tanto, el objetivo de una correcta distribución en planta, es el de encontrar la forma más ordenada de los equipos y áreas de trabajo para fabricar de la forma más económica y eficiente, al mismo tiempo que segura y satisfactoria para el personal que realiza el trabajo. De forma más detallada, podríamos decir que este objetivo se alcanza a través de la consecución de hechos como:

Disminución de los cuellos de botella, de las congestiones, esperas de productos intermedios, materiales, debido al flujo del  producto. Este se inicia y se termina.

Supresión de áreas ocupadas innecesariamente, con materiales, máquinas obsoletas, que en muchas ocasiones están en los lugares más vitales.

Reducción de trabajo administrativo e indirecto. Menos papeles debido a la concentración de las personas y procesos.

Mejora de la supervisión y el control.

• Mayor facilidad y flexibilidad de ajuste a los cambios de condiciones o trabajo.

Mayor y mejor utilización de la mano de obra, la maquinaria y los servicios.

Reducción del material en proceso.

Disminución de material defectuoso o de no calidad, al haber menos material en curso.

• Reducción del riesgo para la salud y aumento de la seguridad de los trabajadores.

Aumento de la satisfacción del personal.

Mejora de plazos de entrega debido a la disminución de retrasos y del tiempo de fabricación con incremento de la producción.

Es evidente que, aunque los factores enumerados puedan ser ventajas concretas a conseguir, no todas podrán ser alcanzadas al mismo tiempo y, en la mayoría de los casos, la mejor solución será un equilibrio en la consecución de los mismos. En cualquier caso, los objetivos básicos que han de conseguirse tras una buena distribución en planta son: entorno-WFM280

Flujo de Trabajo. Producción en línea,Fabricación Ventana a Ventana”. Al perseguir el objetivo de fabricar ventana a ventana, se pretende eliminar todas las operaciones que no aportan valor.

Espacio utilizado Efectivamente, Movimientos, distancias mínimas. El movimiento de productos, personas o información se debe minimizar.

Seguridad de las personas. La seguridad en el movimiento y el trabajo de personas y materiales es una exigencia en cualquier diseño de distribución en planta.

Flexibilidad. La distribución en planta necesitará, con mayor o menor frecuencia adaptarse  a los cambios que ocurrirán en el corto y medio plazo debido a cambios de volumen de fabricación,  proceso de producción, por lo que ha de ser flexible.

Lo mas reseñable es que podemos conseguir reducir los esfuerzos innecesarios, desplazamientos, búsquedas de material  y esperas de las personas que participan en el proceso resultando por tanto más fácil motivarlas para conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes.

LA IMPORTANCIA DE UNA EXCELENTE DISTRIBUCION EN PLANTA

En artículos anteriores, hemos remarcado la importancia del uso de herramientas de mejora de productividad, calidad y gestión en las empresas, sin embargo, aún no hemos tratado la importancia de definir la mejor distribución en planta y / o redistribución, por ser la situación en la que más empresas se encuentran comúnmente.

En todas las empresas previo a implantar la metodología LEAN WINDOWS PERSO,  debemos estudiar y definir la mejor distribución en planta, ya que resulta vital e imprescindible, formando parte de la propia metodología,  para que exista un excelente flujo de materiales, entendiendo por flujo de materiales  el movimiento de personas, materiales, documentación, etc, el cual ha de ser lógico, con una coherencia que les haga avanzar sin desvíos excesivos o aparcamientos de espera.

one piece flow

¿Por qué no damos importancia al estudio de nuestra distribución en planta? ¿Por qué casi todas las empresas tienen una similar ilógica distribución?

Por lo general, nos encontramos que la mayoría de las distribuciones en planta, se diseñaron eficientemente para las condiciones de inicio o de arranque de la empresa; sin embargo, a medida que la organización ha ido creciendo y/o se ha tenido que adaptar a los cambios internos y externos, esta distribución inicial ha ido perdiendo eficacia, volviéndose  menos adecuada, hasta llegar el momento en el que la redistribución se hace necesaria. El estudio de la distribución en planta buscará la ubicación óptima de los recursos productivos para trabajar con mayor eficacia.

Síntomas y razones para el cambio de “lay out” distribución en fábrica.

Los síntomas y motivos para plantear un proyecto de redistribución son muy variados, pero voy a describir, algunos de los que nos encontramos con más frecuencia:

1. Cambios de ubicación.

Existen distintas razones para plantear un cambio de ubicación de la fábrica. Algunas empresas se fundaron hace muchos años en pabellones que se han quedado pequeños o anticuados, o viceversa, empresas que debido a una bajada de pedidos han de liberarse de alquileres o cambiarse a naves más pequeñas y económicas para reducir gastos.

También existen casos de empresas situadas en zonas urbanizadas donde resulta imposible su ampliación.

La situación de partida para realizar la distribución en planta, es diferente si la empresa elige una nueva localización y realiza el proyecto del nuevo pabellón, o si la nueva fabrica-empresa ya está construido. En la actualidad, las nuevas construcciones favorecen las distribuciones óptimas debido a que, salvo excepciones, se prima la funcionalidad sobre el diseño y la superficie útil del pabellón se puede aprovechar casi en su totalidad.

2. Aumento del volumen de producción, requiriendo un mayor aprovechamiento del espacio.

Es decir, previo a realizar una fuerte inversión en ampliar el pabellón o adquirir una nueva nave, estudiar la posibilidad de fabricar más dentro de la empresa actual a través del  aprovechamiento  mejor del espacio, lo cual favorecería un aumento de productividad, sin inversiones que en ocasiones resultan innecesarias tras los nuevos estudios y planteamientos. En varias ocasiones, nos hemos encontrado con empresas que tras cambiar de nave a una más grande por considerar que necesitaban más espacio y tras nuestros servicios, se han dado cuenta que no hubiesen necesitado dicha inversión.

3. Incorporación de nuevos equipos.

centro de corte mecanizado Las nuevas necesidades y los avances tecnológicos favorecen la compra de maquinaria. Encontrar la mejor localización para el equipo recién comprado resulta crítico para conseguir que el sistema funcione como se espera.

Generalmente el nuevo equipo se coloca en el primer hueco disponible. Algunas veces, cuando no hay espacio disponible, es necesario mover algunas máquinas para crear espacio, en cuyo caso estas se mueven y nos encontramos con que las máquinas se colocan en cualquier punto de la nave sin ningún estudio lógico. Otras veces, en el menor de los casos, se lleva a cabo un proyecto global y la máquina nueva se coloca en el mejor lugar posible. Estos movimientos en las máquinas pueden resultar críticos para la eficiencia productiva de la fábrica y pueden condicionar la compra de futuras máquinas.

3. Problemas en el flujo de materiales

Generalmente este problema deriva del anterior. Cuando se compra una nueva máquina y se sitúa en el primer hueco libre de la planta. Como consecuencia, los costes derivados de la puesta en marcha se reducen, pero los problemas surgen después. Dependiendo de las operaciones que realice la nueva máquina y de su situación relativa a las máquinas que le preceden y le siguen (en términos de secuencia de fabricación), el flujo de materiales se verá afectado negativamente en mayor o menor escala.

Es importante recordar que la puesta en marcha de una máquina se hace sólo una vez, mientras que el flujo de materiales es un proceso continuo. El análisis de este flujo de materiales justifica la inversión de tiempo y dinero necesaria para el estudio y, en muchos casos, puede demostrarse económicamente. Se pueden analizar los cambios que serían precisos para conseguir mejorar el flujo instalando la máquina en el lugar más adecuado incluso antes de comprarla.

4. Inventarios en procesos altos.

La situación de las empresas varía con el tiempo, y lo que era bueno en un momento dado no tiene por qué perdurar siempre. Una medida del cambio es el inventario en procesos (WIP – Work in process), producto intermedio, aumento de bastidores, hojas y marcos o ventanas pendiente de colocar cajón o acristalar. Es importante no confundir una situación temporal, producida por un pico en la demanda, con una situación permanente e insostenible.

La distribución en planta, no es sencilla. No puede hacerse con tan solo el plano de la nave y el conocimiento de las máquinas a instalar.

Solo cuando procedemos a un análisis exhaustivo y detallado de todos estos factores: de la producción, analizando la variedad de tipologías de ventanas que fabrica cada una de vuestras empresas, tiempos productivos, la maquinaria de que disponéis para la fabricación, la forma de planificar, números de lotes,  junto con la observación y observación del flujo actual y de todos las operaciones que no aportan valor y que debemos de eliminar con nuestro nuevo  lay out, seremos capaces de proponer soluciones que eliminen y/o amortigüen todas esas operaciones que no portan valor y que provocan  efectos negativos por excesivo de inventario en proceso, demasiados movimientos, perdidas de tiempo y por consiguiente bajada de productividad, margen y beneficios.

Por si aún no te hemos convencido de la necesidad e importancia de una excelente distribución en planta, en nuestro próximo artículo, daremos continuidad a este hablando de los objetivos y beneficios de una correcta distribución en planta. Esperamos que os guste así como vuestros comentarios o sugerencias

Implantando Lean Windows PERSO en fábricas de Ventanas. La importancia de la estandarización en la fabricación de Ventanas para la confianza del Profesional y del Cliente.

Me gustaría comenzar este Post lanzándoos una pregunta dedicada a uno de los temas que ha ocupado el mayor numero de portadas de periódicos y noticias  durante las últimas semanas: ¿Podría el Lean haber evitado el caso de Ébola en España?

Sin daros mi opinión inicial, quiero compartir con vosotros mi opinión sobre la importancia del trabajo en equipo, de la sincronización y de la importancia de la estandarización.

Para ello, voy a comparar el trabajo de una fábrica de ventanas con el de los músicos.

Orchestra_bbc

Después de mis doce años de estudio en música, siempre he sentido que es una actividad llena de arte, de rigor y de orden, cuyo estudio puede aportar muchas facultadas tanto a tu vida personal como profesional.

¿Y porque hablo de esto? La Música es maravillosa, todos estaréis de acuerdo conmigo ¿verdad?, pero solo las personas que lo hemos estudiado y practicado, sabemos que es una de las profesiones más ingratas. ¿Y porque? Porque Es fruto de mucha práctica, constancia, duro entrenamiento, esfuerzo riguroso y metodológico y de un aprendizaje de habilidades que se me antoja infinito. Además para interpretar una pieza con otros instrumentos, o con una persona que cante, debes ser verdaderamente riguroso en la medida (hay que tocar respetando el ritmo y la medida para ir sincronizados), teniendo que dedicar mucho trabajo, esfuerzo y horas de entrenamiento para conseguir el ritmo deseado y la sincronización. .

Cuando hablo de sincronización hablo de que es preciso medir ( para lo cual un músico se apoya en un metrónomo y nosotros en los talleres en un cronómetro). Y ¿por qué?, por que no podemos ir pro libre, debemos de saber cuando hay que entrar, tampoco podemos dar notas erradas, un do en lugar de un si o perdernos, es decir despistarnos y durante un segundo perder la concentración dejando de tocar. Si nos ocurriera cualquiera de los tres casos debemos ser capaces de recuperar la melodía, el ritmo  y continuar.  ¿Es suena esto a algo de lo que ocurre en vuestras empresas?. Yo cuando entro en un taller, lo primero que veo es una buena melodía o mucho ruido, que en ocasiones se torna ensordecedor, por la desincronización, por ir por libres, por……..

Sitema-Metrónomo

Sin embargo, fruto de ese orden, de ese esfuerzo y de esa perseverancia, surgen los buenos profesionales, porque, un buen profesional es el que sabe poner en valor y sacar a la luz algo que está ahí y nadie supo ver.

Y reflexionando sobre ello, os hago la siguiente pregunta. ¿En que consiste la estandarización en nuestras fábricas de ventanas? la estandarización consiste en definir y consensuar un proceso de trabajo para ejecutarlo de la mejor forma que conocemos, hacerlo repetitivo y con la mayor calidad con el objetivo de evitar errores por parte de los equipos, facilitando el desarrollo de la tarea, prediciendo el resultado del proceso con exactitud y evitando el estrés de los equipos por no saber qué o cómo hacerlo, es lo que llamamos EQUILIBRADO. Pero hay otros aspectos aún más importante que descubro cada día:

  • La estandarización nos permite saber cuándo las cosas no van bien. En el caso de la música el resto de instrumentistas o cantantes, somos capaces de reconocer los errores. En las líneas de trabajo, los propios operarios que conocen el estándar, saben que algo ha ocurrido, o incluso llegan a percibir productos que no han sido equilibrados y que están desequilibrando la línea, ya que perciben que en el proceso comienzan a  generarse atascos, que las ventanas no fluyan y por tanto bajada de productividad.
  • Pero además, el hecho de tener un estándar permite retomar el camino. No importa que me equivoque en una nota, no importa un pequeño error, antes de que se convierta en desastre puedo retomar el camino.
  • Y aún mucho más importante, la existencia de un estándar hace que mis acompañantes (equipo) intuya por dónde retomaré el camino de manera que la vuelta sea a la vez, sea en equipo. Por ello, también la importancia y necesidad del cambio pasando a  en equipo en lugar de trabajar de forma individual, islas.
  • Y nos va a permitir actualizarlo por el buen camino e informar a todo el equipo.

Los estándares son sumamente importantes y aportan gran valor en la eliminación de la variabilidad de los procesos, y además  hacen posible la creatividad, ah, y no sólo permite evitar y reconocer los errores de forma temprana, sino que permite corregirlos, y además hacerlo en equipo evitando el estrés de las personas porque ya saben qué y cómo tienen que hacerlo…

Y esto es aplicable a cualquier proceso, en la industria, en las fábricas de ventanas, en las oficinas… Sólo si un piloto tiene estandarizado el procedimiento de despegue, o un médico el procedimiento quirúrgico, o una enfermera su procedimiento de atención al paciente, o cualquiera de nosotros el trabajo en la oficina seremos capaces de identificar y corregir los errores y hacerlo de forma sincronizada con el resto del equipo. Trabajando así, sentiremos que crecemos tanto profesional como personalmente.

Las empresas de ventanas son complejas (como las orquestas) y si cada uno escribe su partitura y la interpreta a su manera lo único que conseguimos es hacer mucho ruido, siendo incapaces de cuantificar el coste de cada decibelio, es decir, del despilfarro, del coste de no productividad y la desmotivación de nuestro personal.

partitura-de-guitarra

No solamente detectamos carencias en el uso de herramientas Lean en el sistema de gestión de las empresas de ventanas. En general el sistema y la cultura que tenemos implantada en nuestro país es muy poco Lean. Uno de los aspectos fundamentales de este sistema de gestión empresarial es No culpabilizar nunca ya que los errores vienen de los procesos y no de las personas”. Ahora retorno al error ocurrido en el caso de Ebola, con el cual tanto la sanidad como el gobierno de España se han esforzado y han derrochado recursos durante días en buscar el culpable del error sin pensar que los procedimientos, los medios de trabajo y la falta de información del equipo pueden ser la causa al problema.

Espero con esta reflexión haber podido ayudaros a entender porque debemos ir por este camino. Nuestros clientes YA UTILIZAN esta HERRAMIENTA, tan, tan valiosa, de estandarización, de sincronización, tratando de homogeneizar partituras y mejorar el sonido de nuestros conciertos, caminando con ello hacia una variabilidad menor en las decisiones y a un uso mejor de los medios disponibles.

La estandarización aporta rigor metodológico y redunda netamente en la confianza, a todos los niveles: la del propio profesional, la del equipo, la de la organización y la del Cliente. Porque el rigor y el orden metodológico es percibido por los clientes.

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Por tanto, todos nosotros en general, tenemos nuestra responsabilidad en afinar la música, sin duda. Y entre todos escribir la mejor partitura y hacer sonar la música en armonía.

Próximo Spot: No hay recetas mágicas, sino buenos ingredientes.

Implantando Lean Windows PERSO en Fábricas de Ventanas. La importancia de la implicación del Equipo para la Gestión del Cambio.

Hace algo más de dos años que empezamos nuestra aventura del blog. Nuestro objetivo e  intención desde el principio fue aportar algo de conocimiento a la gestión en empresas dedicadas a la fabricación de ventanas, cajones de persianas, empresas relacionadas con el sector del cerramiento y en concreto a la implantación de Lean Manufacturing, que debido a nuestros 17 años de experiencia y a la adaptación rápida y eficaz de la metodología en las empresas de ventanas hemos bautizado como Lean Windows PERSO (Lean aplicado al mundo de la Ventana) que pudiese ayudar a las empresas a crecer profesionalmente. Nuestro miedo, no ser capaces de mantener un ritmo (takt time) adecuado en la publicación de entradas, y últimamente así ha sido, nuestros proyectos nos han impedido dedicar el tiempo que se precisa para hacer artículos de valor, pero en contra de la publicación de artículos con cierta asiduidad,  nos sentimos orgullosos pues dentro de una época de crisis nuestros clientes están sobreviviendo e incluso creciendo y eso no ha sido fruto de la casualidad o suerte, sino del trabajo duro y constante con mente abierta y capacidad de adaptarse a los cambios que necesita el sector y el mundo.

cambios

¿Como conseguimos que la gente cambie y las acciones implantadas perduren?

Han sido ya varios los artículos en los que hemos tratado de explicar en qué consiste la Metodología Lean Windows y cómo se aplica, pero después de todo este tiempo queremos compartir con vosotros la respuesta a una de las mayores preguntas que nos realizan en los inicios o previo a la implantación de nuestra metodología:

pero… ¿Cómo se consigue que la gente cambie y que las medidas implantadas perduren?

Tras nuestra experiencia basada en más de 400 proyectos Lean implantados en fábricas de Ventanas tanto por España como Centro América, México y Brasil es la siguiente:

1) Con mentalidad REAL de cambio, e implicación y compromiso de la Dirección.

Si, y cuando digo REAL es REAL. En muchas ocasiones, sentimos que la dirección, quiere cambiar, pero de boquilla para afuera, pues en su interior en los inicios hay desconfianza, lógico pues no ven nada (vender mejora es vender humo inicialmente hasta que no se implanta y se ve), por lo que en muchas ocasiones sentimos que no están convencidos del todo, por lo que solo pedimos. “Para mejorar hay que cambiar la forma habitual de hacer las cosas”, si continuamos igual, no cambiaremos nada y continuaremos igual, por lo que necesitamos que nos dejen intentarlo y demostrarlo ( así conseguiremos VER para CREER, mediante resultados). Por lo tanto, es MUY IMPORTANTE que los altos cargos estén convencidos de los beneficios de las mejoras y los cambios a implantar, sabiendo transmitir ese convencimiento, motivando y entusiasmando a los empleados, a su equipo de trabajo, para que los cambios se consoliden.

 

2) Con una excelente comunicación

Sí, esto es necesario, ya que en general a todas las personas nos cuestan mucho los cambios, ya que estos, nos sacan de nuestra zona de confort y por tanto nos hacen sentir inseguros. Por ello, tenemos que comunicar entusiasmo. En esta vida, siempre y repito siempre, tenemos que impulsar la importancia de aprender y experimentar cosas nuevas, sólo así romperemos la rutina que es una de las causas de mayor improductividad e infelicidad en las empresas y en la vida.

Para que el equipo se involucre en la implantación de los cambios necesitamos algo tan simple como conocer qué cambios se van a producir, porqué se van a producir, cómo van a afectar y a beneficiar al equipo, por lo que la Dirección debe realizar una MUY BUENA comunicación del o de los proyectos que se van a realizar creando un plan de comunicación que asegure que se va a informar de los cambios en el momento adecuado, que asegure también que todas las personas afectadas conozcan la información y que permita que los implicados hagan las preguntas pertinentes para aclarar cualquier duda que pueda surgir antes de que cada persona se cree su propias y erradas conclusiones.

3) Haciendo partícipes a las personas. TRABAJANDO EN EQUIPO

Y esta no por ser la última es la menos importantes, sino todo lo contrario. 

En algunas ocasiones, nos podemos encontrar con reticencias por parte de las personas que forman parte de los procesos en los que vamos a trabajar. Se trata de una reacción normal, cualquier cambio puede asustar a priori porqué implica un “ataque” a la zona de confort. Por eso es tan importante que antes de implantar Lean en una organización, la Dirección se implique y comunique claramente en qué va a consistir y cómo va afectar dicha implantación. Otras de sus tareas será seleccionar un equipo de trabajo motivado y entusiasta y con un responsable que sepa liderar el proyecto y que crea en él para garantizar que los cambios implantados arraigan en la organización y se mantienen.

Cualquier implantación fracasará o no se conseguirán los objetivos deseados, si el equipo que debe realizar los cambios no está implicado desde un inicio, si no han sido los propios empleados quienes han visto la necesidad de mejorar y han sido ellos mismos quienes han ideado las mejoras o cambios a implantar. Porqué sólo consiguiendo que las personas consideren el proyecto de implantación como suyo y sean conscientes de los beneficios que les aporta, se consolidarán los cambios y estos permanecerán en el tiempo.

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La omisión de cualquiera de estas tres condiciones hará que no podamos alcanzar los objetivos previstos creando desconfianza de los trabajadores hacia la filosofía Lean o hacia cualquiera de las metodologías o herramientas que se hayan decidido implantar en el corto-medio-largo plazo.

Un ejemplo de la mala gestión del cambio lo podemos ver en el extracto de este video de la serie Anatomía de Grey

https://www.youtube.com/watch?v=0FVB8M_46X8&feature=youtu.be

Aunque se trate de una serie, refleja la falta (o mala) comunicación entre la Dirección y los empleados, la poca implicación de los altos cargos en los proyectos nuevos y la poca implicación de las personas.

Refleja como ascienden una nueva jefa de residentes que no tiene la capacidad de liderazgo para ocupar ese puesto ni goza del respeto de sus compañeros. Pero aun careciendo de esas habilidades, implanta un sistema de gestión visual (un panel) que permite conocer de un simple vistazo la situación en urgencias (cuántos boxs hay libres, qué médicos llevan a los distintos pacientes que ingresan, si el paciente ya ha sido visitado etc) y que finalmente conduce a errores porqué el resto de compañeros no lo actualiza cómo es debido (falta de disciplina, constancia, implicación en las mejoras).

Refleja otra de las realidades de las empresas. Queremos mejorar, pero en ocasiones no somos capaces de permanecer con los cambios en el tiempo debido a nuestra propia falta de constancia o de gran parte del equipo, de disciplina con los cambios, lo que nos lleva a pasarnos la vida cambiando y cambiando porque pensamos que no mejoramos y lo que ocurre es que dejamos de hacer las cosas como indica el método nuevo, volviendo al antiguo, ya que no dedicamos el tiempo necesario y suficiente con el nuevo método para conseguir el cambio total y ver los resultados, volviendo de nuevo a nuestro método inicial previo al cambio, por lo que continuamos casi igual al inicio del cambio.

Implantamos idea que no parecen malas a priori, pero probablemente se deberían comunicar previamente y por alguien perteneciente a la Dirección para garantizar su correcto uso y para transmitir la importancia del mismo.

También deberían participar los responsables en el diseño del panel para que tuvieran claro que beneficios les puede aportar su utilización y para que sintieran el proyecto como propio.

Además la dirección no solo debe comunicar, sino que también debe supervisar sobre todo en los inicios para que los empleados sientan que las actuaciones importan a la empresa, si no se persiguen pueden sentir que no tienen el interés que se precisa.

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Desde nuestra experiencia en Lean Window PERSO, cada cambio que quiera implantarse con éxito, debemos implicar no solo a los encargados y personas directivas sino también a todos los trabajadores.

Próximo Spot: La importancia de la estandarización en la fabricación de Ventanas.