LA METODOLOGÍA LEAN APLICADA A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y DE SERVICIO.

La Metodología LEAN llega al Sector de la Formación. VII Congreso Nacional de Formación Continua.

Hoy en día, en el ámbito industrial está aceptado que el modelo Toyota de gestión de las operaciones es el más eficiente. En los años 80 descubrimos en Occidente que los japoneses trabajaban con unos niveles de calidad mucho mayores, con la mitad de stock y con el doble de productividad y en estos últimos años hemos comprobado que lo mismo ha ocurrido con el resto de sectores fabriles, incluidas las empresas de ventanas que han ido adoptando ese modelo como referencia.

¿Cuál es el éxito del Lean Window Perso? Pues que consigue hacer funcionar las 2 “P” que hacen mover a cualquier empresa: los Procesos y las Personas.

MANOSQUEHABLAN

Mediante la aplicación del Lean se consigue optimizar los procesos en los tres aspectos Clave: calidad, coste y tiempo. Y, lo más importante de todo, se consigue la implicación y responsabilidad de todas las personas para que sean capaces de hacer funcionar y mejorar día a día los procesos, consiguiendo que la mejora de la productividad sea una responsabilidad de todos.

Muchas veces pensamos que la mejora de la productividad solo se puede implantar en empresas productividad, pero nada más alla de la realidad. La Metodología Lean es una metodología para eliminar desperdicios (operaciones que no aportan valor) y muchas veces nos encontramos muchos más desperdicios en las oficinas y en toda la gestión de la documentación que en los propios talleres o fábricas.

¿Cómo sería aplicar las 5S a procesos de un departamento de presupuestos y pedidos ó de planificación y gestión?. ¿Podemos aplicar está metodología para mejorar la capacidad de un departamento y reducir los plazos de trabajo-entregas y así satisfacer mejor al cliente?, y ¿Podemos mejorar la productividad aumentando la implicación de las personas en procesos administrativos?

La respuesta es afirmativa en todos los casos. Así lo demuestra el hecho de que en los años 90 las empresas industriales del automóvil y de otros sectores como el farmacéutico comenzaran a adoptar el Lean como sistema de optimización de procesos fuera de las áreas de operaciones.

¿Cuál es el modelo Lean en Servicios o Procesos Administrativos?

La estructura es muy similar al modelo Lean industrial o Fabril.

1. Diagnóstico

Es necesario establecer los flujos de valor que realizamos para ofrecer el servicio a nuestros clientes. En dicho diagnóstico, se busca identificar los principales desperdicios o mudas en nuestros procesos y establecer la estrategia de actuación para eliminarlos.

Algunos ejemplos de desperdicios o mudas en Servicios o procesos Administrativos:

  • Sobreproducción: realización de procedimientos no necesarios, falta de equilibrado de la carga de trabajo y trabajo a impulsos, etc.
  • Esperas: esperas evitables en el proceso de facturación,… Muchas veces, por una nula planificación.
  • Infrautilización del talento: una sugerencia desechada, la falta de implicación de las personas y de apoyo al desarrollo profesional, etc.
  • Desplazamientos y transportes: se pierde mucho tiempo y dinero en reuniones evitables con las tecnologías actuales, continuos desplazamientos de las personas en busca de información, de otras personas, etc, también muy evitable con las nuevas tecnologías.
  • Sobreprocesos: duplicación de listados o datos, chequeos innecesarios, análisis repetitivos, hacer algo por lo cual el cliente no está dispuesto a pagar más, etc.
  • Defectos o errores: informar de plazos de entrega no fiables o incumplibles, facturas incorrectas, diseños equivocados, etc.

2. Formación e Implicación de las personas.

La implantación de las ideas de mejora, la polivalencia y la implicación de las personas harán que la mejora continua sea sostenible en el tiempo.

Para ello es importante crear indicadores  de Calidad, Coste y Plazo, que puedan ser comunicados en pequeñas reuniones semanales, en las que se analiza el cumplimiento de los objetivos y el seguimiento de los planes de acciones.y que queden vistos en tableros de comunicación.

3. La Mejora de los Procesos

Fruto del diagnóstico, identificamos los diferentes desperdicios y es el momento de atacarlos. Trabajamos abordando los problemas de flexibilidad, cuellos de botella, falta de capacidad o elevados stocks, utilizamos herramientas de mejora basadas en herramientas de las “5S”, en los problemas de calidad, trabajaremos en el autocontrol y la respuesta rápida a los problemas para que nunca el cliente se vea afectado. etc.

Como muchos de vosotros ya conocéis por la participación en nuestros curso de formación,  desde hace tres años, venimos impartiendo formación totalmente personalizada y especializada para todos vosotros.

Formacion_5S1

Pues nuestra Metodología LEAN la hemos aplicada al control de gestión de la documentación y su eficacia y calidad en la gestión de los cursos, ha dado sus frutos y este año hemos sido invitados para participar en el VII Congreso Nacional de Formación Continua, con una ponencia titulada “Mejora tu Productividad y Competitividad en la Gestión de la Documentación de Cursos Bonificados”, en la cual haremos llegar nuestra metodología LEAN al sector de la formación.

Mas información: http://www.aenoa.com/blog/contenidos–todas-las-secciones/noticias-breves/656-mejora-tu-productividad-y-competitividad-en-la-gestion-de-la-documentacion-de-cursos-bonificados

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